Pracodawca zobowiązany jest do tworzenia rezerwy na nagrody jubileuszowe, jeżeli ma on obowiązek wypłaty nagrody jubileuszowej. Nie ma w tym przypadku znaczenia, czy obowiązek wypłaty nagrody jubileuszowej wynika z regulaminu wynagradzania, zakładowego układu zbiorowego pracy, czy istnieje zwyczajowo. Dzieje się tak w sytuacji, kiedy z przepisów prawa bądź zwyczajów panujących w firmie jednoznacznie i jasno wynika, że pracodawca przyznaje nagrody jubileuszowe.
Wysokość nagrody jubileuszowej może zostać określona przez pracodawcę na dowolnym poziomie. Wysokie nagrody jubileuszowe uzależnione od stażu pracy oraz wynagrodzenia pracownika powodują, że kwota rezerwy na nagrody jubileuszowe ma znaczny udział w całej kwocie rezerw na świadczenia pracownicze w danej jednostce.
Zgodnie z art. 4 ust.1 ustawy o rachunkowości, jednostki objęte jej przepisami zobowiązane są do rzetelnego przestawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego, m.in. poprzez wykazanie swoich kompletnych zobowiązań. Do zobowiązań tych zaliczają się również rezerwy na świadczenia pracownicze, m.in. rezerwy na nagrody jubileuszowe. Uzasadnia to ujęcie w księgach rachunkowych rezerw na przyszłe świadczenia pracownicze.
Podczas ujmowania, ujawniania, prezentacji oraz ujawniania w sprawozdaniach finansowych rezerw na świadczenia pracownicze, jednostki mogą korzystać ze wskazówek zawartych w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 6 „Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe”. W praktyce rezerwy na świadczenia pracownicze tworzone są najczęściej na odprawy emerytalne, odprawy rentowe, pośmiertne, nagrody jubileuszowe i niewykorzystane urlopy.
Wskazane jest, aby rezerwy na świadczenia pracownicze, np. rezerwy na nagrody jubileuszowe zostały utworzone przez jednostkę wtedy, gdy jest ona zobowiązana do wykonania tych świadczeń, co wynika bezpośrednio z przepisów prawa, umów o pracę, regulaminu wynagradzania lub zakładowego układu zbiorowego pracy. Rezerwy na nagrody jubileuszowe powinny zostać wyznaczone również wtedy, gdy kwota tych świadczeń jest istotna, a jej nieuwzględnienie w sprawozdaniu finansowym wpłynęłoby na zniekształcenie obrazu sytuacji finansowej i majątkowej jednostki.
Przy podejmowaniu decyzji o tworzeniu bądź nie rezerw na świadczenia pracownicze, m.in. rezerwy na nagrody jubileuszowe, należy mieć również na uwadze zasadę istotności. Zasada ta wskazuje na możliwość zastosowania uproszczeń w ramach przyjętej polityki rachunkowości, jeśli nie wpłynie to negatywnie na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji finansowej i majątkowej jednostki.